CMSB Personal Data Notice (Section 7(1) Personal Data Protection Act 2010)

English version:
Cahya Mata Sarawak Berhad (21076-T) (“CMSB”) is required to comply with the Personal Data Protection Act 2010 (the”Act”), which regulates the processing of personal data in commercial transactions. For the purpose of this Personal Data Notice, the terms “personal data” and “processing” shall have the meaning as prescribed in the Act and “CMSB” or “CMSB Group” shall include its subsidiaries and any associated companies as defined in the Companies Act 1965 from time to time.

This Personal Data Notice applies to any person whose personal data is being processed by CMSB or on behalf of CMSB.

1. This Personal Data Notice serves to inform you how your personal data is being processed by CMSB.

2. Purposes

CMSB may use your personal data for the following purposes (collectively referred to as the “Purposes”):

(a) To maintain the database of persons whom CMSB have communicated for future correspondence, business networking and credit history for present or future reference (if any);

(b) To process any payment transactions, registrations, notifications, or applications that you have submitted to CMSB or required by CMSB or required by regulatory authorities;

(c) To enable CMSB to invite you for any relevant tender/supply of goods or services and process your submission in order for you to enter into a necessary agreement/contract to sell/purchase products/services with us;

(d) To communicate with you on the confirmation of your personal data such as mailing address, payment details, email address and employment details;

(e) To notify you of any developments, updates, training, invitations, promotions, marketing or any other events from time to time;

(f) To communicate with you and respond to your enquiries or complaints;

(g) To provide you with information on products and services of our business;

(h) To enable market survey and trend analysis to be carried out;

(i) To enable an actual or proposed assignee of CMSB to evaluate your transactions which are intended to be the subject of the assignment;

(j) To enable internal activities to be conducted; and

(k) To enable such other administrative purpose.

3. Sources of Personal Data

Your personal data is collected from various sources, including information you have provided us, information from third parties and information in the public domain.

4. Rights of Data Subject

You undertake and warrant to CMSB that your personal data is accurate, complete, not misleading and up-to-date. The onus is on you to update CMSB if your personal data has changed.

You may access and request for correction or deletion of your personal data. If you have any enquiries or complaints in respect of your personal data, please contact us by submitting such request to us via post or email to the following address:

Personal Data Protection Inquiry
Cahya Mata Sarawak Berhad,
Level 6, Wisma Mahmud,
Jalan Sungai Sarawak,
93100 Kuching,
Sarawak, Malaysia
Email: cmspdpa@cmsb.com.my

In accordance with the Act:

(a) CMSB may charge a fee for processing your request for access to your personal data; and

(b) CMSB may refuse to comply with your request for access to or correction of your personal data.

5. Disclosure

Your personal data may be disclosed:

(a) To CMSB and other companies within the CMSB group;

(b) To our vendors (in terms of contact details and email addresses) for the purposes of sending journals, annual reports and other documentation as well as email blasts to you on behalf of CMSB;

(c) To regulatory authorities, government departments and agencies pursuant to the requirements of the law, organizations associated to CMSB, CMSB’s strategic partners, professional advisers and third party service providers whom we engage from time to time, as required; and

(d) Where such disclosure is required or authorised by law or by the order of Court.

6. Retention of your Personal Data

CMSB shall retain your personal data from the date of collection for as long as it is necessary for the fulfilment of the Purposes or for compliance with the law or legal obligations by CMSB.

7. Consequences of Failure to Supply Personal Data

Unless otherwise specified by us at the time the personal data is collected, it is obligatory that you supply us the personal data requested for by us. Failure to supply us with your personal data may render us unable to carry out the Purposes.

8. Changes to our Personal Data Notice

CMSB reserves the right to update and amend this Personal Data Notice from time to time. CMSB will notify you of any changes via announcement on CMSB’s website or through other reasonable means of providing notice as CMSB may deem appropriate. Any changes to this Personal Data Notice will be effective immediately upon notice to you.

9. Transfer of Personal Data

If required for any of the foregoing Purposes, your personal data may be transferred to locations outside Malaysia or disclosed to our related corporations, business partners, to relevant third parties as a result of any restructuring, sale or acquisition of any company within CMSB provided the recipient uses your personal information for the Purpose only, and/or service providers, who may be located within or outside Malaysia.

10. Personal Data Security

CMSB will assure that all personal data collected, stored or used will be treated as confidential. We will implement the appropriate procedure in order to protect your personal data and prevent the data from being used for unlawful purposes.

11.Conflict

In the event of any conflict or inconsistency between this English language Privacy Notice and its corresponding Bahasa Malaysia version, the terms in this English language Privacy Notice shall prevail.

12. Consent

It is deemed you have given consent and agree to the terms above if:

(a) we do not receive any written response to decline us from processing your data within fourteen (14) days of our written notice to you; or

(b) you have responded by accepting our invitation to submit quotations or tenders: or

(c) by your action of submitting your application to be registered with us; or

(d) you have proceeded with any other transactions, which data is to be provided to us for processing.

Bahasa Malaysia version:

Cahya Mata Sarawak Berhad (21076-T) (“CMSB”) dikehendaki untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (dirujuk sebagai “Akta”) yang mengawal selia pemprosesan data peribadi dalam transaksi komersial. Untuk tujuan Notis Data Peribadi ini, terma-terma “Data Peribadi” dan “Pemprosesan” akan mempunyai maksud sepertimana ditakrifkan dalam Akta dan maksud “CMSB” atau “Kumpulan CMSB” termasuk anak syarikatnya dan mana-mana syarikat yang berkenaan sebagaimana ditakrifkan dalam Akta Syarikat 1965 dari semasa ke semasa.

Notis Data Peribadi ini digunapakai pada mana-mana pihak yang data peribadinya diproses oleh CMSB atau bagi pihak CMSB.

1. Notis Data Peribadi ini bertujuan untuk memaklumkan kepada anda bagaimana data peribadi anda di proses oleh CMSB.

2. Tujuan

CMSB akan menggunakan data peribadi anda untuk tujuan-tujuan berikut (secara keseluruhan dirujuk sebagai “Tujuan”):

(a) Untuk mengekalkan data pihak-pihak yang berhubungan dengan CMSB bagi tujuan surat-menyurat, rangkaian perniagaan dan latar belakang kewangan anda untuk rujukan semasa dan akan datang (jika ada);

(b) Untuk memproses sebarang transaksi bayaran, pendaftaran, pemberitahuan dan/atau permohonan yang telah anda kemukakan kepada CMSB, ataupun untuk memenuhi keperluan oleh badan-badan berkuasa;

(c) Untuk membolehkan CMSB menjemput anda untuk menyertai tender /membekal barangan atau tawaran perkhidmatan dan memproses tender/sebut harga tersebut bagi membolehkan anda melaksanakan sebarang perjanjian/kontrak untuk menjual/membekal barang/perkhidmatan dengan kami;

(d) Untuk berkomunikasi dengan anda tentang pengesahan maklumat peribadi seperti alamat surat-menyurat, butir-butir pembayaran, alamat e-mel dan maklumat majikan;

(e) Untuk memaklumkan tentang apa-apa perkembangan, pengemaskinian, latihan, jemputan, promosi, pemasaran dan acara yang di anjurkan dari masa ke semasa;

(f) Untuk berkomunikasi dengan anda dan memberi maklumbalas kepada sebarang pertanyaan dan aduan yang dikemukakan;

(g) Untuk memberi maklumat mengenai produk-produk dan perkhidmatan perniagaan kami;

(h) Untuk membolehkan tinjauan pasaran dan analisis kecenderungan dilakukan;

(i) Untuk membolehkan pemegang serah hak ataupun wakil pemegang serah hak yang dilantik oleh CMSB untuk menilai urus niaga anda bagi tujuan penyerahan hak;

(j) Untuk membolehkan aktiviti-aktiviti dalaman dilaksanakan; dan

(k) Untuk tujuan pentadbiran berkaitan dengan Tujuan yang dinyatakan di atas.

3. Sumber Data Peribadi

Data Peribadi anda dikumpul dari pelbagai sumber maklumat, termasuk maklumat yang telah anda berikan kepada kami, maklumat dari pihak-pihak ketiga dan maklumat dalam domain awam.

4. Hak Data Subjek

Anda akur dan memberi akuan bahawa data peribadi anda adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Adalah menjadi tanggungjawab anda untuk mengemaskini CMSB dengan maklumat peribadi anda yang terkini sekiranya ada sebarang perubahan.

Anda boleh mengakses dan memohon untuk membetulkan atau menghapuskan data peribadi anda. Sila hubungi kami melalui alamat yang dinyatakan di bawah sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan mengenai data peribadi anda:

Personal Data Protection Inquiry
Cahya Mata Sarawak Berhad,
Level 6, Wisma Mahmud,
Jalan Sungai Sarawak,
93100 Kuching,
Sarawak, Malaysia
E-mel: cmspdpa@cmsb.com.my

Selaras dengan Akta:

(a) CMSB mungkin akan mengenakan caj untuk memproses permohonan anda untuk mengakses data peribadi anda; dan

(b) CMSB boleh menolak permohonan anda untuk mengakses atau membuat pembetulan kepada data peribadi anda.

5. Pendedahan

Data Peribadi anda mungkin didedahkan:

(a) Kepada CMSB dan syarikat-syarikat lain dalam Kumpulan CMSB;

(b) Kepada pembekal luar (dari segi butir-butir maklumat dan alamat emel) bagi tujuan penghantaran jurnal, laporan tahunan dan lain-lain dokumentasi serta penghantaran e-mel (e-blast) kepada anda bagi pihak CMSB;

(c) Kepada pihak berkuasa, jabatan dan agensi-agensi kerajaan berpatuh kepada keperluan undang-undang, organisasi yang bekerjasama dengan CMSB, rakan-rakan kongsi strategik CMSB, penasihat professional dan pihak ketiga yang menjadi pembekal perkhidmatan dimana kami berurusan dari masa ke semasa diperlukan; dan

(d) Di mana pendedahan maklumat diperlukan atau diberi kuasa oleh undang-undang atau atas perintah Mahkamah.

6. Penyimpanan Data Peribadi

CMSB akan menyimpan data peribadi anda dari tarikh pengumpulan data selama ia perlu untuk memenuhi keperluan Tujuan di atas ataupun untuk mengikut keperluan undang-undang atau kewajipan CMSB di bawah undang-undang.

7. Akibat Kegagalan Memberi Data Peribadi

Anda diwajibkan untuk memberi kesemua data peribadi yang diminta oleh CMSB, melainkan sekiranya maklumat tersebut tidak diperlukan. Kegagalan untuk membekalkan kami dengan data peribadi anda boleh menyebabkan Tujuan di atas tidak dapat dilaksanakan.

8. Penukaran Notis Data Peribadi

CMSB berhak untuk mengemaskini dan mengubah Notis Data Peribadi ini dari masa ke semasa. CMSB akan memaklumkan sebarang perubahan melalui laman sesawang CMSB atau melalui sebarang langkah yang munasabah yang ditentukan CMSB. Sebarang perubahan pada Notis Data Peribadi akan berkuatkuasa selepas notis dikeluarkan kepada anda.

9. Pemindahan Data Peribadi

Sekiranya diperlukan bagi mana-mana Tujuan yang dinyatakan di atas, data peribadi anda mungkin akan dihantar ke lokasi-lokasi di luar Malaysia ataudizahirkan kepada perbadanan berkaitan, rakan perniagaan, kepada pihak ketiga yang berkenaan akibat daripada sebarang penstrukturan semula, penjualan atau pengambilalihan mana-mana syarikat dalam Kumpulan CMSB dengan syarat bahawa penerima tersebut menggunakan maklumat peribadi anda untuk Tujuan tersebut sahaja dan/atau pemberi khidmat, yang mungkin berada di dalam atau luar Malaysia.

10. Keselamatan Data Peribadi

CMSB akan memastikan semua data peribadi yang dikumpul, disimpan ataupun yang digunakan akan disifatkan sebagai sulit. Kami akan melaksanakan langkah-langkah yang sewajarnya untuk melindungi data peribadi anda dan mencegah dari penggunaan yang menyalahi undang-undang.

11. Konflik

Sekiranya terdapat sebarang konflik atau percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu, versi Bahasa Inggeris akan digunapakai.

12. Persetujuan

Anda di anggap telah bersetuju dengan terma-terma di atas sekiranya:

(a) CMSB tidak menerima sebarang maklumbalas bertulis untuk membantah kami daripada memproses data peribadi anda dalam masa empat belas (14) hari dari tarikh notis ini dihantar kepada anda; atau

(b) Anda telah memberi maklumbalas dengan menerima jemputan kami untuk menghantar sebarang sebut harga ataupun tender; atau

(c) Dengan menghantar permohonan anda untuk berdaftar dengan CMSB; atau

(d) Anda telah membuat sebarang urusan, di mana data peribadi anda telah di berikan kepada kami untuk diproses.